Das Problem
Chatfenster und einzelne Automationen kennen meist nur ihre aktuelle Aufgabe. Unternehmensarbeit besteht aber aus Vorgängen, die warten, neue Informationen erhalten, eine Freigabe brauchen und später wieder geprüft werden müssen.
Der Ansatz
Ich habe eine gemeinsame Arbeitsebene für wiederkehrende Vorgänge aufgebaut. Sie verbindet unter anderem E-Mail, Dokumente, Aufgaben und ausgewählte ERP-Prozesse. Agenten bearbeiten klar abgegrenzte Schritte, während Bearbeitungsstand, Nachweise und nächster Prüftermin erhalten bleiben.
Ein Eingang wird zuerst einem bestehenden oder neuen Fall zugeordnet. Der Workflow liest die relevanten Quellen, wendet feste Regeln an und nutzt ein Modell nur für die Teile, die Interpretation brauchen.
- Ein eindeutiger Fall statt einer losen Folge von Chats
- Explizite Zustände für offen, WAITING, menschliche Entscheidung und erledigt
- Modellrouting nach Aufgabe statt ein Modell für alles
- Freigaben vor irreversiblen oder externen Schritten
- Eskalation und nächster Prüftermin für jeden offenen Fall
Was das zeigt
Der Prompt ist selten der schwierigste Teil. Entscheidend sind eine eindeutige Vorgangskennung, der aktuelle Bearbeitungsstand, Berechtigungen, überprüfbare Nachweise und ein klarer Rückweg, wenn etwas nicht eindeutig ist.
Wo der Ansatz passt
Das Modell passt zu kleinen und mittleren Unternehmen, deren Arbeit zwischen Postfach, Dateien, ERP und persönlichem Wissen verteilt ist. Der Nutzen entsteht nicht durch maximale Autonomie, sondern durch weniger Sucharbeit, klarere Entscheidungen und verlässlich verfolgte Vorgänge.
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Seltene Fälle, unklare Verantwortung oder schlechte Stammdaten sind häufig zuerst ein Organisationsproblem.